CRM a mida o estàndard: quan compensa cadascun

Un CRM estàndard et convé si la teva manera de vendre s’assembla a la de la majoria: entra un contacte, li envies un pressupost, en fas el seguiment i tanques. Un CRM a mida compensa quan el teu procés té passos propis que l’estàndard no recull, quan pagueu moltes llicències per funcions que ningú fa servir o quan necessites connectar-lo amb programes que ja tens. Entre els dos hi ha una tercera via que sovint és la bona: un CRM estàndard amb integracions fetes a mida.

A continuació tens com decidir-ho amb números i amb preguntes concretes sobre el teu negoci.

Què és un CRM i què canvia entre un d’estàndard i un a mida?

Un CRM (de l’anglès customer relationship management) és el programa on guardes els teus clients i la història amb cadascun: trucades, pressupostos, comandes i el que queda pendent.

Un CRM estàndard és un producte que ja existeix i que pagues amb una quota mensual. HubSpot, Pipedrive, Zoho o el mòdul de CRM de Holded en són exemples coneguts. El configures (camps, etapes de venda, usuaris) i en pocs dies ja funciona.

Un CRM a mida es dissenya i es programa a partir de com treballa la teva empresa. Triga més a estar a punt i costa més al principi. A canvi, fa el que necessites i és teu.

Quan et convé un CRM estàndard?

Gairebé sempre que comences. Si avui portes els clients en un full de càlcul i el teu procés comercial és l’habitual, un CRM estàndard el cobreix bé i el tens en marxa en una setmana.

Encaixa sobretot si:

• Sou pocs usuaris i no esperes que l’equip creixi gaire.
• La teva manera de vendre s’assembla a la d’altres empreses del teu sector.
• No necessites connectar el CRM amb un programa propi o poc comú.
• Prefereixes que el manteniment tècnic el faci el proveïdor.

Hi ha un altre avantatge que es veu menys. Un producte amb milers de clients ja té app per al mòbil, connexió amb el correu i el calendari, i millores que no pagues a part.

Quan compensa un CRM a mida?

Quan el CRM estàndard t’obliga a treballar com ell vol. Aquests són els senyals que veiem més sovint:

• El teu equip porta un full de càlcul paral·lel perquè el CRM no té lloc per a dades que necessiteu (mides d’una obra, números de sèrie, dates de revisió).
• El teu procés té passos que no són de venda: visites tècniques, instal·lacions, renovacions o garanties.
• Pagues el pla més car només per una o dues funcions.
• Necessites que el CRM parli amb el teu programa de facturació, el teu ERP o el teu web, i no hi ha cap connexió ja feta.
• Les dades dels teus clients són delicades i vols decidir tu on es guarden i qui hi entra.

Pensa en una empresa d’instal·lacions de climatització. No ven i s’oblida: fa una visita, pressuposta, instal·la i torna cada any a revisar l’equip. Un CRM pensat per a vendes recull bé la primera part i malament tot el que ve després.

Quant costa cada opció a cinc anys?

El CRM estàndard és més barat el primer any. El CRM a mida pot sortir més barat a partir del tercer o quart any si sou força usuaris, perquè no paga per persona. El compte depèn de dos números: quantes persones el fan servir i quant costa cada llicència.

Fes-lo amb les teves xifres. Aquest exemple fa servir números rodons i no són els preus de cap proveïdor concret:

	CRM estàndard	CRM a mida
Per començar	Configuració i importació de dades	Anàlisi, disseny i desenvolupament
Cada mes	Quota per usuari, que puja si hi afegeixes persones o canvies de pla	Allotjament i manteniment, sense cost per usuari
8 usuaris a 60 € al mes	5.760 € l’any; 28.800 € en cinc anys	Desenvolupament inicial més manteniment
Si l’equip passa a 15 persones	10.800 € l’any	Gairebé el mateix que amb 8
Si deixes de pagar	Perds l’accés (abans n’exportes les dades)	El programa continua funcionant

Quan demanis pressupost d’un CRM a mida, porta aquesta xifra: el que pagaríeu en llicències en cinc anys és la referència per comparar. I suma a l’estàndard el que se sol oblidar, com els mòduls de pagament, les integracions de tercers i les hores que l’equip perd copiant dades d’un programa a un altre.

Hi ha un punt intermedi?

Sí. Si ja feu servir un CRM estàndard i us funciona a mitges, el normal és quedar-s’hi i desenvolupar a mida només el que falta. Per exemple:

• Que els formularis del teu web arribin directament al CRM.
• Que un pressupost acceptat es converteixi en factura al teu programa de facturació.
• Un tauler amb les dades que el CRM no mostra com les necessites.
• Avisos automàtics quan un client fa una setmana que no té resposta.

Aquest camí costa menys que un CRM complet i l’equip no ha d’aprendre un altre programa. El seu límit és que depens que el CRM estàndard permeti connexions (el que s’anomena una API) i que el proveïdor no canviï les seves condicions.

Com es fa un CRM a mida sense que s’allargui mesos?

Començant per una primera versió petita. En els nostres projectes de programari seguim quatre passos:

1. Documentem com treballeu avui i on es perd temps o informació.
2. Acordem què resol la primera versió i què queda per més endavant.
3. Desenvolupem per entregues i us ensenyem avenços reals perquè valideu cada pas.
4. Passem les dades, formem l’equip i ajustem amb l’ús real.

La primera versió ha de resoldre el que més fa mal, que sol ser saber en quin punt és cada client. La resta s’afegeix quan l’equip ja el fa servir i sap què troba a faltar.

Preguntes freqüents

Puc passar d’un CRM estàndard a un a mida més endavant?

Sí. Els CRM estàndard permeten exportar contactes i historial, normalment en un fitxer CSV. Abans de canviar, revisa què s’exporta complet i què no: els fitxers adjunts, els correus i les notes solen donar problemes.

De qui és un CRM a mida?

Hauria de ser teu: el codi, les dades i l’accés al servidor on funciona. Demana-ho per escrit abans de començar, a qualsevol proveïdor.

Quant es triga a tenir-lo?

Depèn de quants processos cobreixi la primera versió. El termini va al pressupost, un cop sabem què inclou aquesta primera versió.

Un CRM a mida necessita manteniment?

Sí: actualitzacions de seguretat, còpies de seguretat i petits canvis a mesura que el feu servir. Funciona de manera semblant al manteniment d’un web.

Què cal preparar abans de demanar pressupost

Fes el compte de llicències a cinc anys i apunta els passos del teu procés que avui no caben en cap programa. Amb aquestes dues coses et podem dir en una trucada si n’hi ha prou amb un CRM estàndard o si compensa desenvolupar-lo.

Pots veure el nostre servei de programari a mida i CRM o explicar-nos com treballeu. Treballem amb empreses de Tarragona, Reus i de la resta d’Espanya en remot.